Automatisierung · E-Mail
Eine Automatisierungssoftware auf Ihrem eigenen V-Server prüft regelmäßig das E-Mail-Postfach per IMAP, liest neue Nachrichten aus, erkennt anhand von Absender, Betreff, Inhalt oder Anhängen die passende Kategorie und verschiebt die E-Mail danach automatisch in den richtigen Ordner — wie „Patienten", „Lieferanten" oder „Fremdlabor".
Schritt für Schritt
Sobald eine neue E-Mail eingeht, verbindet sich die Automatisierungssoftware mit Ihrem Mailkonto über IMAP — genau über die Technik, mit der auch Outlook oder andere Mailprogramme Ordner und Nachrichten auf dem Server verwalten. IMAP kann E-Mails nicht nur lesen, sondern auch durchsuchen, als gelesen markieren und in andere Ordner verschieben.
Die Software prüft festgelegte Merkmale der Nachricht: den Absender, bestimmte Wörter im Betreff, typische Inhalte im Text oder ob ein Anhang vorhanden ist. Solche Regeln lassen sich in Automatisierungsplattformen als Workflow hinterlegen — etwa nach dem Muster: „Wenn Absender = Labor, dann in Ordner Fremdlabor verschieben."
Sobald eine Regel greift, verschiebt die Software die E-Mail in den passenden Ordner — zum Beispiel „Patienten", „Lieferanten" oder „Fremdlabor". Der Posteingang bleibt übersichtlich, ohne dass jemand manuell sortieren muss.
Auf einen Blick