BRITTA
KI-Gesprächsdokumentation

Teil 1 · Im Praxisalltag

Tägliche Benutzung

Schritt 1 – Aufnahme starten

1. Vor dem Aufklärungsgespräch im kleinen OBS-Steuerung-Fenster auf „Aufnahme starten" klicken.

Schritt 2 – Aufnahme beenden

1. Nach dem Gespräch im selben Fenster auf „Aufnahme beenden" klicken.
2. Die Audiodatei wird automatisch mit korrektem Namen im Nextcloud-Ordner gespeichert – ohne weiteres Zutun.

Schritt 3 – Patientendaten eingeben & Workflow starten

1. In der BRITTA-App unter „Patientendaten" Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Patientennummer und Geschlecht eingeben.
2. Unter „Audio-Aufnahme" im Dropdown „Aufnahme wählen" die soeben erstellte Aufnahme auswählen. Über das Symbol daneben lässt sich die Liste bei Bedarf aktualisieren.
3. Mit „Workflow starten" werden alle Daten inklusive Dateiname automatisch übermittelt.

Teil 2 · Nur einmal nötig

Einmalige Installation & Einrichtung

Die folgenden Schritte werden nur ein einziges Mal pro Praxis-Rechner durchgeführt. Danach laufen die Programme automatisch im Hintergrund und im Alltag genügen die drei einfachen Schritte aus Teil 1. Für den Workflow müssen drei Programme installiert und aufeinander abgestimmt sein:

Programm 1 – Nextcloud-Client

Der Nextcloud-Client sorgt dafür, dass die aufgezeichnete Audiodatei automatisch mit dem Nextcloud-Server synchronisiert wird. Erst dadurch kann die automatische Verarbeitung auf die Aufnahme zugreifen und das Aufklärungsprotokoll erstellen.

1.1 Installation

1. Installationsdatei von der offiziellen Seite nextcloud.com/install herunterladen (Desktop-Client für Windows).
2. Die heruntergeladene .exe-Datei ausführen und den Installationsassistenten mit den Standardeinstellungen durchklicken („Weiter" / „Installieren").
3. Nach Abschluss der Installation startet der Nextcloud-Client automatisch und der Einrichtungsassistent für das erste Konto öffnet sich.

1.2 Konto einrichten

Beim ersten Start muss der Client mit dem Nextcloud-Server der Praxis verbunden werden.

Schritt 1 – Anmelden starten

1. Im Fenster „Nextcloud Konto hinzufügen" auf „Anmelden" klicken.

Schritt 2 – Serveradresse eingeben

1. Bei „Serveradresse" die vom Administrator mitgeteilte Adresse des Praxis-Servers eintragen (z. B. https://nextcloud.ihre-domain).
2. Mit „Weiter" bestätigen.

Schritt 3 – Im Browser anmelden

Der Client öffnet automatisch den Standardbrowser mit der Login-Seite des Servers.

1. Auf „Anmelden" klicken.
2. Benutzername und Passwort des Praxis-Kontos eingeben und den Anmeldevorgang im Browser abschließen.

Schritt 4 – Zugriff gewähren

1. Nach erfolgreichem Login zeigt der Browser die Seite „Kontozugriff".
2. Mit „Zugriff gewähren" bestätigen, damit der Client auf das Konto zugreifen darf.

Schritt 5 – Lokalen Ordner festlegen

1. Zurück im Nextcloud-Client erscheint die Ordner-Konfiguration mit dem vorgeschlagenen „Lokalen Ordner" (Standard: C:\Users\<Benutzername>\Nextcloud).
2. Über „Anderen Ordner wählen" stattdessen einen Ordner festlegen, der im Praxisalltag schnell aufrufbar ist (z. B. direkt D:\Nextcloud statt tief verschachtelt im Benutzerprofil) – dieser Ordner wird später auch in OBS Studio und der BRITTA-App wieder benötigt.
3. Option „Alle Daten vom Server synchronisieren" ausgewählt lassen.
4. Mit „Verbinden" abschließen.

Programm 2 – OBS Studio

OBS Studio wird verwendet, um das Aufklärungsgespräch als Audiodatei aufzunehmen. Die Aufnahme wird direkt im richtigen Dateiformat und mit dem richtigen Dateinamen im Nextcloud-Ordner gespeichert, damit sie anschließend in der BRITTA-App ausgewählt werden kann.

2.1 Installation

1. Installationsdatei von der offiziellen Seite obsproject.com herunterladen (Windows-Version).
2. Die heruntergeladene .exe-Datei ausführen und den Installationsassistenten mit den Standardeinstellungen durchklicken („Weiter" / „Installieren").
3. Nach Abschluss der Installation OBS Studio starten. Der „Auto-Konfigurations-Assistent" kann übersprungen bzw. abgebrochen werden – die relevanten Einstellungen werden im nächsten Abschnitt manuell vorgenommen.

2.2 Mikrofon-Quelle hinzufügen

Damit OBS das Gespräch aufnehmen kann, muss eine Audioquelle (das Mikrofon) hinzugefügt werden.

Schritt 1 – Neue Quelle anlegen

1. Im Bereich „Quellen" (unten links) auf das „+"-Symbol klicken.
2. Im erscheinenden Dialog „Audioeingabeaufnahme" auswählen (Option „Neu erstellen" ist bereits aktiv).
3. Den vorgeschlagenen Namen im Textfeld überschreiben und in „Mikrofon" umbenennen, dann mit OK bestätigen.

Schritt 2 – Richtiges Mikrofon auswählen

1. Im Eigenschaften-Fenster der neuen Quelle beim Feld „Gerät" das Dropdown öffnen.
2. Statt „Standard" das tatsächlich angeschlossene Mikrofon auswählen (z. B. „Mikrofon (USBAudio2.0)") und mit OK bestätigen.

2.3 Steuerung als eigenes Fenster lösen

Damit die Bedienelemente (Aufnahme starten/stoppen) jederzeit sichtbar sind, ohne das komplette OBS-Hauptfenster offen zu halten, wird das Dock „Steuerung" aus dem Programmfenster herausgelöst. Dieses kleine Fenster ist im Alltag der einzige Anlaufpunkt (siehe Teil 1).

1. Im Menü „Docks" sicherstellen, dass „Steuerung" aktiviert ist.
2. Mit der Maus auf die Titelleiste des Steuerung-Docks klicken und es aus dem OBS-Hauptfenster herausziehen, sodass ein eigenständiges, kleines Fenster entsteht.
3. Das Fenster frei auf dem Bildschirm platzieren (z. B. am Rand).

2.4 Allgemeine Einstellungen

Über „Einstellungen" im Steuerung-Fenster (oder Menü Datei → Einstellungen) gelangt man in die OBS-Konfiguration.

Allgemein → Infobereich

1. Im Reiter „Allgemein" zum Abschnitt „Infobereich" scrollen.
2. „Aktivieren" und „Beim Start zum Infobereich minimieren" aktivieren.

2.5 Ausgabe-Einstellungen (Aufnahme)

Hier wird festgelegt, wie und wohin OBS die Audioaufnahme speichert.

1. Im Reiter „Ausgabe" den Ausgabemodus auf „Erweitert" stellen.
2. In den Unter-Reiter „Aufnahme" wechseln.
3. Art: „Benutzerdefinierte Ausgabe (FFmpeg)"
4. FFmpeg-Ausgabetyp: „Datei"
5. Dateipfad oder URL: den lokalen Nextcloud-Aufnahme-Ordner eintragen (z. B. D:/Nextcloud/Audio) – dies muss der gleiche Ordner sein, der in der BRITTA-App als „Audio-Standardordner" hinterlegt ist.
6. Container-Format: „mp3"
7. Videokodierer: „Kodierer deaktivieren" – es wird nur Ton, kein Video aufgenommen.

2.6 Erweiterte Einstellungen (Dateiname)

Damit die BRITTA-App die Aufnahme im Dropdown korrekt erkennt, muss der Dateiname exakt dem erwarteten Muster YYYY-MM-DD, HH-MM.mp3 entsprechen.

1. Im Reiter „Erweitert" zum Abschnitt „Aufnahme" scrollen.
2. Bei „Dateinamenformatierung" folgenden Wert eintragen: %CCYY-%MM-%DD, %hh-%mm
3. Mit „Übernehmen" und „OK" speichern.

Programm 3 – BRITTA-App

Die BRITTA-App ist der letzte Schritt vor der automatischen Verarbeitung: Hier werden die Patientendaten erfasst und zusammen mit der Audio-Aufnahme per Knopfdruck zur automatischen Verarbeitung übergeben, die die KI-gestützte Zusammenfassung des Aufklärungsgesprächs erstellt.

3.1 Installation

1. Die Installationsdatei BRITTA Setup.exe ausführen (wird vom Administrator bereitgestellt).
2. Den Installationsassistenten mit den Standardeinstellungen durchklicken („Weiter" / „Installieren").
3. Nach Abschluss der Installation startet BRITTA automatisch mit dem Patientendaten-Formular.

3.2 Einstellungen (Ersteinrichtung)

Vor der ersten Nutzung müssen die Verbindungs- und Ordnereinstellungen hinterlegt werden. Über das Zahnrad-Symbol oben rechts im Formular gelangt man in die „Einstellungen".

Verbindungsdaten

Webhook-URL und Bearer Token werden per E-Mail mitgeteilt.

1. Webhook-URL: die aus der E-Mail vollständig eintragen.
2. Bearer Token: ebenfalls aus der E-Mail eintragen. Es wird verschlüsselt gespeichert.

Audio-Standardordner

1. Über „Auswählen" den Ordner festlegen, in dem OBS Studio die Aufnahmen speichert (z. B. D:\Nextcloud\Audio).

Audio-Archivordner

1. Über „Auswählen" einen lokalen Ordner festlegen, in den bereits verarbeitete (umbenannte) Aufnahmen verschoben werden (z. B. D:\Ablage).
2. Über den Button „Umbenannte Dateien archivieren" werden alle Dateien im Muster Patientennummer, YYYY-MM-DD, HH-MM.mp3 aus dem Audio-Standardordner in den Archivordner verschoben.
3. Abschließend auf „Einstellungen speichern" klicken.