Automatisierung · QM-System
In jeder Zahnarztpraxis stecken wichtige Informationen in Qualitätsmanagement-Dokumenten, etwa in Checklisten, Hygieneprotokollen und Behandlungsabläufen. Ein RAG-System macht dieses Wissen durchsuchbar: einfach fragen, sofort die passende Antwort aus den eigenen Unterlagen erhalten.
Hintergrund
Eine normale KI kennt medizinisches Allgemeinwissen aus ihrem Training, ähnlich wie ein Arzt, der viele Bücher gelesen hat. Was in Ihren eigenen Dokumenten steht, weiß sie nicht.
Ein RAG-System verbindet die KI mit Ihren eigenen Dokumenten. Bevor sie antwortet, schlägt sie in Ihren Unterlagen nach und gibt genau das wieder, was dort steht.
Schritt für Schritt
Auf Ihrem V-Server gibt es einen speziellen Ordner, auf den Sie ganz leicht über den Browser zugreifen können. QM-Dokumente, Checklisten oder Hygieneprotokolle werden einfach dort hinein kopiert, wie in jeden anderen Ordner auf dem Computer auch. Kein Programm, keine technischen Kenntnisse nötig.
Sobald ein neues Dokument im Ordner landet, liest das RAG-System es selbstständig ein und bereitet den Inhalt so auf, dass er später schnell durchsucht werden kann. Das passiert im Hintergrund, ohne dass jemand etwas anstoßen muss. Das Dokument bleibt unverändert im Ordner liegen.
Über einen Telegram Chat-Bot kann man das System befragen, ganz so, wie man auch eine Kollegin fragen würde: „Was muss ich für eine Parodontisbehandlung vorbereiten?" oder „Was ist bei der Reinigung des Ultraschallbades zu beachten?" Man muss weder Suchbegriffe eingeben noch sich durch Menüs oder lange Dokumente klicken.
Das System durchsucht die eingelesenen Dokumente gezielt nach den passenden Stellen und formuliert daraus eine klare Antwort, mit Hinweis, aus welchem Dokument die Information stammt. So lässt sich jederzeit nachvollziehen, worauf sich die Antwort stützt.
Datenschutz
Ein Punkt vorweg, weil er alles Weitere einordnet: Bei dieser Lösung sind keine Patientendaten im Spiel. Was in das System kommt, sind QM-Unterlagen, also Arbeitsanweisungen, Checklisten und Hygieneprotokolle. Papiere, die den Ablauf der Praxis beschreiben, nicht die Behandlung einzelner Personen.
Die Unterlagen stammen aus dem QM-System Ihrer Praxis. Über den Nextcloud-Client kopieren Sie die Word-, PDF- oder Textdateien von dort in einen speziellen Ordner auf den V-Server. Dort bleiben sie liegen, und dort baut das System auch seinen durchsuchbaren Index daraus auf. Dass die Dateien auf dem V-Server bleiben, ist keine Nebensache, sondern die Grundlage: Ohne sie gibt es nichts zu durchsuchen. Ein zweiter Ablageort bei einem Anbieter entsteht nicht.
Für eine Antwort gehen zwei Dinge an ein leistungsstarkes KI-Modell auf einem Fremdserver: die Frage der Mitarbeiterin und die Stellen aus Ihren Unterlagen, die dazu passen. Daraus formuliert das Modell die Antwort und nennt, aus welchem Dokument sie stammt. Das ganze Handbuch verlässt den V-Server dabei nicht, sondern jeweils nur der Ausschnitt, der zur Frage gehört.
Gefragt und geantwortet wird über Telegram, die Nachrichten laufen also über die Rechner von Telegram. Bei Patientendaten wäre das die falsche Wahl. Bei der Frage, was bei der Aufbereitung des Ultraschallbads zu beachten ist, ist es unproblematisch — und niemand im Team muss dafür eine weitere App auf dem eigenen Telefon installieren.
Was ein V-Server ist und was er kostet, ist auf der Startseite ausführlicher erklärt.
Preis
Es gibt keine monatliche Lizenzgebühr und keine Kosten pro Frage. Laufend zahlt die Praxis nur die Miete für ihren V-Server, je nach Anbieter und Ausstattung etwa 8 bis 15 Euro im Monat, direkt an das Rechenzentrum.
Sie bezahlen einmalig 300 €: 150 € für die Einrichtung des V-Servers und 150 € für die Installation der Software. Läuft auf dem V-Server schon eine andere Anwendung von mir, entfallen die 150 € für die Einrichtung, weil sie nur einmal anfällt.
Dazu kommen die Kosten für das KI-Modell. Sie fallen nach tatsächlicher Nutzung an und werden direkt mit dem Anbieter abgerechnet. Eine Frage samt Antwort liegt im unteren einstelligen Centbereich.
Für die Praxis