Automatisierung · E-Mail
Eine Automatisierungssoftware auf Ihrem eigenen V-Server prüft regelmäßig das E-Mail-Postfach per IMAP,
liest neue Nachrichten aus, erkennt anhand von Absender, Betreff, Inhalt oder Anhängen die passende
Kategorie und verschiebt die E-Mail danach automatisch in den richtigen Ordner —
wie „Patienten", „Lieferanten" oder „Fremdlabor".
Enthaltene PDF-Anhänge lassen sich dabei direkt in ein durchsuchbares Dokumentenarchiv übernehmen — eine geordnete Grundlage, etwa zur Vorbereitung der Buchhaltung.
Schritt für Schritt
Sobald eine neue E-Mail eingeht, verbindet sich die Automatisierungssoftware mit Ihrem Mailkonto über IMAP — genau über die Technik, mit der auch Outlook oder andere Mailprogramme Ordner und Nachrichten auf dem Server verwalten. IMAP kann E-Mails nicht nur lesen, sondern auch durchsuchen, als gelesen markieren und in andere Ordner verschieben.
Die Software prüft festgelegte Merkmale der Nachricht: den Absender, bestimmte Wörter im Betreff, typische Inhalte im Text oder ob ein Anhang vorhanden ist. Solche Regeln lassen sich in Automatisierungsplattformen als Workflow hinterlegen — etwa nach dem Muster: „Wenn Absender = Labor, dann in Ordner Fremdlabor verschieben."
Sobald eine Regel greift, erfolgt eine automatische E-Mail Sortierung. Die Software verschiebt die E-Mail in den passenden Ordner — zum Beispiel „Patienten", „Lieferanten" oder „Fremdlabor". Der Posteingang bleibt übersichtlich, ohne dass jemand manuell sortieren muss.
Erweiterung · Dokumente
Über die reine Sortierung hinaus lassen sich die PDF-Anhänge eingehender E-Mails — Rechnungen, Lieferscheine oder Laborbelege — in einem zentralen, digitalen Dokumentenarchiv auf Ihrem eigenen Server ablegen. Jedes Dokument wird dabei per Texterkennung durchsuchbar gemacht, automatisch mit Schlagworten, Absender und Dokumententyp versehen und geordnet gespeichert. Statt verstreuter Dateien in einzelnen Mailordnern entsteht ein durchgängig durchsuchbares Belegarchiv.
Die Anbindung läuft vollautomatisch: Erkennt die E-Mail-Sortierung einen PDF-Anhang, übergibt ihn eine Automatisierungsschicht direkt an das Archiv — ohne manuelles Zutun. Dieselbe Automatisierung kann die abgelegten Belege anschließend strukturiert an eine externe Buchhaltung weiterreichen. So wird das Archiv zur idealen Vorstufe für die Buchhaltung: Belege werden einmal erfasst und fließen von dort geordnet weiter.
Auf einen Blick