Terminbuchung
intelligent automatisiert

Im Verwaltungsbereich lassen sich zunächst die allgemeinen Praxisdaten hinterlegen, etwa Name, Adresse, Kontaktdaten sowie die regulären Öffnungszeiten. Diese Angaben bilden die Grundlage für die Verfügbarkeitsberechnung im gesamten System.

Behandler
Für jeden Behandler wird ein eigenes Profil angelegt, das neben den persönlichen Daten auch individuelle Arbeitszeiten umfasst. So können unterschiedliche Wochentage, Pausenzeiten oder auch abweichende Zeiten für einzelne Tage hinterlegt werden. Zusätzlich wird festgelegt, welche Leistungen der jeweilige Behandler anbietet, sodass bei der Terminsuche nur passende Kombinationen aus Behandler und Leistung berücksichtigt werden.

Leistungen
Die angebotenen Leistungen werden ebenfalls zentral verwaltet. Für jede Leistung lässt sich die Dauer festlegen, was direkt die Länge der im Kalender reservierten Zeitfenster bestimmt. Darüber hinaus können Leistungen einer Kategorie zugeordnet und mit einer eigenen Farbe versehen werden, die später im Kalender zur übersichtlichen Darstellung verwendet wird. Optional lassen sich auch Pufferzeiten vor oder nach einem Termin definieren, um beispielsweise Vorbereitungs- oder Nachbereitungszeit einzuplanen.

Sichtbarkeit der Leistungen
Leistungen können unterschiedlich eingestuft werden, je nachdem, für wen sie sichtbar und buchbar sein sollen. Öffentliche Leistungen stehen grundsätzlich allen Kunden zur Verfügung und können sowohl online als auch vor Ort gebucht werden. Private Leistungen hingegen sind ausschließlich für die interne Terminvergabe durch das Praxispersonal vorgesehen; sie erscheinen nicht im öffentlichen Buchungsformular und können von Kunden somit nicht selbst gebucht werden.

Darüber hinaus können Leistungen bestimmten Kundengruppen zugeordnet werden. Dadurch ist es möglich, einzelne Leistungen nur für ausgewählte Kundenkreise sichtbar und buchbar zu machen, während sie für andere Kunden verborgen bleiben. Dies eignet sich beispielsweise, um spezielle Angebote, Folgeleistungen oder Leistungen für bestimmte Patientengruppen gezielt einzuschränken, ohne dass diese im allgemeinen Buchungsprozess sichtbar sind.

Termine vor Ort werden direkt vom Praxispersonal im zentralen Kalender erfasst. Dabei sind die Verfügbarkeiten aller Mitarbeiter in Echtzeit einsehbar, sodass der passende Service, der zuständige Ansprechpartner und ein freies Zeitfenster unmittelbar ausgewählt werden können. Die Buchung steht sofort allen berechtigten Personen zur Verfügung, und bestehende Patientendaten können bei wiederkehrenden Besuchen direkt zugeordnet werden.

Der Kalender bietet dabei eine klare und übersichtliche Darstellung aller Termine. Verschiedene Leistungen werden farblich unterschiedlich gekennzeichnet, sodass auf einen Blick erkennbar ist, welche Art von Termin zu welcher Zeit stattfindet. Die Ansicht lässt sich wahlweise tage-, wochen- oder monatsweise darstellen, wodurch sowohl ein detaillierter Blick auf den Tagesablauf als auch eine längerfristige Planung möglich ist. Dabei kann wahlweise die Übersicht aller Behandler gleichzeitig angezeigt werden, oder die Ansicht wird auf einen einzelnen Behandler eingeschränkt, um dessen Terminplan gezielt im Blick zu behalten.

Für die Terminvergabe stehen dem Personal zwei Wege zur Verfügung: Zum einen kann ein Termin manuell direkt im Kalender eingetragen werden, indem ein freier Zeitslot für den gewünschten Mitarbeiter ausgewählt und die entsprechende Leistung sowie die Patientendaten hinterlegt werden. Zum anderen steht eine gezielte Suchfunktion zur Verfügung, mit der freie Termine anhand bestimmter Kriterien gefunden werden können: Das Personal gibt den gewünschten Behandler, die gewünschte Leistung sowie einen Zeitraum ab einem bestimmten Datum an, woraufhin das System passende freie Termine vorschlägt.

Die Online-Buchung steht registrierten Kunden rund um die Uhr über die Website zur Verfügung. Aus Sicherheitsgründen ist eine vorherige Anmeldung erforderlich, bevor ein Termin gebucht werden kann. Der Buchungsprozess ist intelligent automatisiert gestaltet: Kunden wählen zunächst den gewünschten Service, anschließend den Ansprechpartner sowie ein passendes Zeitfenster aus den verfügbaren Terminen aus. Nach Abschluss der Buchung wird automatisch eine Bestätigung per E-Mail oder SMS versendet, ergänzt durch eine Erinnerung vor dem Termin, um Terminausfälle zu reduzieren. Über ihren persönlichen Zugang können Kunden ihre Termine zudem jederzeit einsehen, verwalten oder bei Bedarf ändern.