In-Office und Online-Terminbuchung
Unbegrenzt viele Behandler und Leistungen, beides vollständig konfigurierbar, dazu eine benutzerfreundliche Bedienung für die Terminvergabe vor Ort und online. Die Dauer einer Leistung lässt sich sogar patientenabhängig anpassen, und das alles einmalig für rund 1.000 €, kein Abo, keine monatlichen Lizenzen.
Im Verwaltungsbereich lassen sich zunächst die allgemeinen Praxisdaten hinterlegen, etwa Name, Adresse, Kontaktdaten sowie die regulären Öffnungszeiten. Diese Angaben bilden die Grundlage für die Verfügbarkeitsberechnung im gesamten System.
Behandler
Für jeden Behandler wird ein eigenes Profil angelegt, das neben den persönlichen Daten auch individuelle Arbeitszeiten umfasst. So können unterschiedliche Wochentage, Pausenzeiten oder auch abweichende Zeiten für einzelne Tage hinterlegt werden. Zusätzlich wird festgelegt, welche Leistungen der jeweilige Behandler anbietet, sodass bei der Terminsuche nur passende Kombinationen aus Behandler und Leistung berücksichtigt werden.
Leistungen
Die angebotenen Leistungen werden ebenfalls zentral verwaltet. Für jede Leistung lässt sich die Dauer festlegen, was direkt die Länge der im Kalender reservierten Zeitfenster bestimmt. Leistungen lassen sich außerdem einer Kategorie zuordnen und mit einer eigenen Farbe versehen, die später im Kalender für eine übersichtliche Darstellung sorgt. Optional lassen sich auch Pufferzeiten vor oder nach einem Termin definieren, um beispielsweise Vorbereitungs- oder Nachbereitungszeit einzuplanen.
Sichtbarkeit der Leistungen
Leistungen können unterschiedlich eingestuft werden, je nachdem, für wen sie sichtbar und buchbar sein sollen. Öffentliche Leistungen stehen grundsätzlich allen Kunden zur Verfügung und können sowohl online als auch vor Ort gebucht werden. Private Leistungen hingegen sind ausschließlich für die interne Terminvergabe durch das Praxispersonal vorgesehen; sie erscheinen nicht im öffentlichen Buchungsformular und können von Kunden somit nicht selbst gebucht werden.
Leistungen lassen sich zudem bestimmten Kundengruppen zuordnen. Dadurch ist es möglich, einzelne Leistungen nur für ausgewählte Kundenkreise sichtbar und buchbar zu machen, während sie für andere Kunden verborgen bleiben. Dies eignet sich beispielsweise, um spezielle Angebote, Folgeleistungen oder Leistungen für bestimmte Patientengruppen gezielt einzuschränken, ohne dass diese im allgemeinen Buchungsprozess sichtbar sind.
Termine vor Ort werden direkt vom Praxispersonal im zentralen Kalender erfasst. Dabei sind die Verfügbarkeiten aller Mitarbeiter in Echtzeit einsehbar, sodass der passende Service, der zuständige Ansprechpartner und ein freies Zeitfenster unmittelbar ausgewählt werden können. Die Buchung steht sofort allen berechtigten Personen zur Verfügung, und bestehende Patientendaten können bei wiederkehrenden Besuchen direkt zugeordnet werden.
Der Kalender zeigt dabei alle Termine klar und übersichtlich an. Verschiedene Leistungen werden farblich unterschiedlich gekennzeichnet, sodass auf einen Blick erkennbar ist, welche Art von Termin zu welcher Zeit stattfindet. Die Ansicht lässt sich wahlweise tage-, wochen- oder monatsweise darstellen, wodurch sowohl ein detaillierter Blick auf den Tagesablauf als auch eine längerfristige Planung möglich ist. Dabei kann wahlweise die Übersicht aller Behandler gleichzeitig angezeigt werden, oder die Ansicht wird auf einen einzelnen Behandler eingeschränkt, um dessen Terminplan gezielt im Blick zu behalten.
Für die Terminvergabe stehen dem Personal zwei Wege zur Verfügung: Zum einen kann ein Termin manuell direkt im Kalender eingetragen werden, indem ein freier Zeitslot für den gewünschten Mitarbeiter ausgewählt und die entsprechende Leistung sowie die Patientendaten hinterlegt werden. Zum anderen steht eine gezielte Suchfunktion zur Verfügung, mit der freie Termine anhand bestimmter Kriterien gefunden werden können: Das Personal gibt den gewünschten Behandler, die gewünschte Leistung sowie einen Zeitraum ab einem bestimmten Datum an, woraufhin das System passende freie Termine vorschlägt.
Die Online-Buchung steht registrierten Kunden rund um die Uhr über die Website zur Verfügung. Aus Sicherheitsgründen ist eine vorherige Anmeldung erforderlich, bevor ein Termin gebucht werden kann. Der Buchungsprozess läuft intelligent automatisiert ab: Kunden wählen zunächst den gewünschten Service, dann den passenden Ansprechpartner und schließlich ein Zeitfenster aus den verfügbaren Terminen. Nach Abschluss der Buchung wird automatisch eine Bestätigung per E-Mail oder SMS versendet, ergänzt durch eine Erinnerung vor dem Termin, um Terminausfälle zu reduzieren. Über ihren persönlichen Zugang können Kunden ihre Termine zudem jederzeit einsehen, verwalten oder bei Bedarf ändern.
Terminbuchung für Arzt- und Zahnarztpraxen.
Stand: Juni 2026
Professionelles Buchungssystem — entwickelt für den Praxisalltag.
Datenschutz
Ein Terminbuch ist eine Patientenliste. Wer wann bei welchem Behandler war, welche Leistung gebucht wurde, dazu Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Auch ohne einen einzigen Befund darin sind das Angaben, die nach Artikel 9 DSGVO besonders geschützt sind, denn sie sagen etwas über die Gesundheit der Person aus.
Diese Daten liegen bei dieser Lösung an genau einer Stelle: in der Datenbank auf dem V-Server, den Ihre Praxis mietet. Dort läuft die Buchungssoftware, dort steht das Terminbuch, dort entstehen die Bestätigungen. Es gibt keine zweite Kopie bei einem Anbieter, und es gibt niemanden, der aus Betriebsgründen mitliest.
Das ist der Unterschied zu einer Buchungslösung von einem Fremdanbieter, und er ist struktureller Natur. Dort liegt Ihr Terminbuch auf den Rechnern des Dienstleisters. Er bestimmt über Zugang, Funktionsumfang und Preis, ihm liegen die Zahlen zu Ihrer Auslastung vor, und viele dieser Anbieter betreiben zusätzlich ein eigenes Verzeichnis, in dem Ihre Praxis neben anderen steht. Auf dem eigenen V-Server gibt es diesen Dritten nicht. Wer Zugriff auf das Terminbuch hat, entscheiden Sie über die Konten, die Sie anlegen und wieder entziehen.
Was den V-Server verlässt, ist die Bestätigung an den Patienten. Sie geht als E-Mail heraus, wie jede andere E-Mail Ihrer Praxis auch, und enthält Termin und Leistung. Die Buchungssoftware könnte stattdessen auch eine SMS verschicken. Das ist hier nicht eingerichtet, denn SMS kostet Geld und liefe über einen Dienst des Herstellers, an den dann Mobilnummer und Termindaten gingen. Die E-Mail-Benachrichtigung kostet nichts und bleibt im eigenen Haus.
Für die Terminvergabe selbst läuft kein KI-Modell mit. Die Suche nach freien Zeiten und das Auffüllen von Lücken sind gerechnet, nicht geraten. Deshalb gehen für diese Lösung auch keine Daten an einen Modellanbieter, und es entstehen keine Kosten je Buchung.
Was ein V-Server ist und was er kostet, ist auf der Startseite ausführlicher erklärt.
Preis
Es gibt keine monatliche Lizenzgebühr und keine Kosten pro Buchung. Laufend zahlt die Praxis nur die Miete für ihren V-Server, je nach Anbieter und Ausstattung etwa 8 bis 15 Euro im Monat, direkt an das Rechenzentrum.
Sie bezahlen einmalig rund 1.000 €, und die setzen sich aus drei Posten zusammen: 150 € für die Einrichtung des V-Servers, 550 € für die Installation und Einrichtung der Software, dazu etwa 300 bis 350 € für die Lizenzen der Buchungssoftware und ihrer Erweiterungen. Der letzte Posten geht direkt an deren Hersteller.
Läuft auf dem V-Server schon eine andere Anwendung von mir, entfallen die 150 € für die Einrichtung, weil sie nur einmal anfällt.
Damit ist die Rechnung zu Ende. Weil für die Terminvergabe kein KI-Modell mitläuft, entstehen auch keine Kosten nach Nutzung, wie es bei den anderen Lösungen der Fall ist.