Ausgangslage
Fast jede Zahnarztpraxis gibt ihre Buchhaltung an einen Steuerberater. Wer nach dem Grund fragt, bekommt selten eine Antwort, die mit Zahlen zu tun hat. Die meisten Inhaber sagen, dass man das so macht. Andere sagen, dass sie dafür keine Zeit haben. Einige geben ehrlicher zu, dass sie sich die Sache nicht zutrauen.
Diese Zurückhaltung pflegt der Berufsstand. Buchhaltung und Steuer wirken wie ein Fach, das man studiert haben muss, denn sie haben eine eigene Sprache, wechselnde Vorschriften und am Ende des Flurs einen Betriebsprüfer. Wer so über seine eigene Buchhaltung denkt, delegiert sie und zahlt dafür jedes Jahr einen vierstelligen Betrag.
Die Vergütung richtet sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung und bemisst sich bei der laufenden Buchführung am Jahresumsatz. Eine Praxis erzielt einen hohen Umsatz und produziert wenige Buchungen. Genau diese Kombination macht sie für eine Abrechnung nach Umsatz zum guten Mandanten und für den Inhaber zum teuren Vergnügen.
Wie groß der Aufwand tatsächlich ausfällt, entscheidet eine einzige Frage: Wer schreibt die Rechnungen und wer mahnt? Diese Frage bestimmt alles Weitere, deshalb steht sie am Anfang.
Zwei Wege, die man nicht verwechseln darf
Auf dem ersten Weg rechnet die Praxis selbst ab. Jede gut geführte Praxis vereinbart auch bei Kassenpatienten für fast jede Leistung einen Eigenanteil. Damit entsteht für nahezu jeden Patienten eine eigene Rechnung. Eine mittelgroße Praxis führt so mehrere hundert bis über tausend Forderungen im Monat. Jede dieser Forderungen braucht ein Konto, auf dem die Praxis sie führt und nach Zahlung wieder austrägt. Dieses Patientenkonto liegt in der Praxissoftware und nicht in der Finanzbuchhaltung. Geht eine Patientenzahlung auf dem Bankkonto ein, muss sie das Patientenkonto ausgleichen, und dafür braucht das Buchhaltungsmodul eine Schnittstelle zum Patientenkonto. Die hat nur das Buchhaltungsmodul der PVS. Mit jeder anderen Buchhaltungssoftware müsste die Praxis jede Zahlung doppelt buchen, einmal in der Buchhaltung und einmal im Patientenkonto. Eine selbst abrechnende Praxis bindet sich damit an das Buchhaltungsmodul ihrer PVS, so teuer und so unbequem dieses Modul auch sein mag. Ich habe dreißig Jahre lang selbst abgerechnet und selbst gemahnt und deshalb mit dem Modul von ChreMaSoft gelebt.
Auf dem zweiten Weg gibt die Praxis die Abrechnung an eine Abrechnungsgesellschaft ab. Mit der Übergabe der Daten an die Gesellschaft wird das Patientenkonto in der PVS automatisch ausgeglichen; die Forderung gehört von da an der Gesellschaft, und sie führt auch das Mahnverfahren. Die Praxis verfolgt damit keine offenen Posten mehr. Sie sieht die periodische Sammelauszahlung der Gesellschaft, deren Gebührenabrechnung, die Zahlungen der KZV und ihre eigenen Ausgaben. Aus mehreren hundert Forderungen im Monat werden eine Handvoll Zahlungseingänge. Die Buchhaltung löst sich damit von der Praxissoftware, und die Praxis kann jede Buchhaltungssoftware nutzen, die ihr gefällt.
Alles Weitere in diesem Text gilt für den zweiten Weg.
Was dann noch übrig bleibt
Eine Praxis mit ausgegliederter Abrechnung hat eine der einfachsten Buchhaltungen überhaupt. Zahnärzte arbeiten als Freiberufler nach § 18 EStG. Sie trifft keine Buchführungspflicht, und sie ermitteln ihren Gewinn über eine Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG. Sie erstellen weder eine Bilanz noch eine Inventur, sie bilden keine Rückstellungen und sie stellen keinen handelsrechtlichen Jahresabschluss auf. Es zählt, was geflossen ist und wann es geflossen ist. Gewerbesteuer fällt nicht an.
Die Einnahmeseite umfasst wenige, immer gleiche Posten. Die KZV zahlt Abschläge und Restzahlungen, die Abrechnungsgesellschaft überweist ihre Sammelauszahlungen und stellt ihre Gebühren in Rechnung, und gelegentlich kommen Erstattungen und sonstige Eingänge dazu. Die Praxis verbucht damit pro Monat nur wenige Zahlungseingänge.
Die Ausgabenseite ordnet sich ebenso einfach. Dazu gehören Personal, Fremdlabor, Material, Miete, Energie, Leasing, Versicherungen, Abschreibungen auf die Einrichtung, Zinsen, Fortbildung und Beiträge. Über das Jahr kommt eine Praxis so auf vielleicht dreißig wiederkehrende Lieferanten. Sie bucht im Monat weniger als ein kleiner Onlinehändler an einem Tag.
Umsatzsteuerlich befreit § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG die Heilbehandlung. Wer nur behandelt, hat mit der Umsatzsteuer nichts zu tun und meldet nichts. Wer ein Eigenlabor betreibt, erzielt daneben grundsätzlich steuerpflichtige Umsätze, denn die Lieferung von Zahnersatz aus eigener Herstellung nimmt das Gesetz von der Befreiung aus.
Umsatzsteuer fällt darauf aber erst an, wenn die Praxis die Grenzen der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG überschreitet. Seit 2025 liegen diese Grenzen bei 25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr. Ob eine Praxis darunter bleibt, hängt allein vom Umfang ihres Labors ab. Wer die Grenzen einhält, weist keine Umsatzsteuer aus und meldet auch nichts.
Ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung kann sich trotzdem lohnen. Das Eigenlabor liefert Zahnersatz zum ermäßigten Satz von 7 Prozent, kauft aber Material, Geräte und Fremdleistungen mit 19 Prozent ein. Wer verzichtet, zieht diese Vorsteuer und führt am Ende oft weniger ab, als er sich vom Finanzamt zurückholt. Besonders deutlich fällt die Rechnung in dem Jahr aus, in dem die Praxis ihr Labor einrichtet oder größere Geräte ersetzt. Der Verzicht bindet sie dafür fünf Kalenderjahre lang, und sie muss in dieser Zeit Voranmeldungen abgeben und ihre Ausgangsumsätze sauber trennen.
Selbst buchen
Kosten sparen
Praxen mit ausgegliederter Abrechnung, die ihre Buchhaltung vom Steuerberater erledigen lassen, wählen die teuerste Variante für eine der einfachsten Buchhaltungen, die es gibt.
Seine eigene Buchhaltung darf jeder selbst führen. Das Steuerberatungsgesetz beschränkt die Hilfeleistung in Steuersachen für andere und nicht die eigene Angelegenheit. Auch seine Einkommensteuererklärung darf jeder selbst abgeben, und ELSTER ist genau dafür gebaut. Ich habe das 29 Jahre lang so gehalten, ohne Steuerberater, und daraus ist nie ein Problem entstanden.
Was das in Zahlen bedeutet, lässt sich nachrechnen. Für die Software zahlt die Praxis bei BuchhaltungsButler im Tarif Smart 34,90 Euro im Monat bei jährlicher Laufzeit; die Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER ist darin enthalten. Dazu kommen 5,90 Euro für den API-Client, über den das Dokumentenarchiv die Belege anliefert, und 5,90 Euro für die Anlage EÜR mit ELSTER-Übermittlung. Das sind 46,70 Euro netto im Monat, für die umsatzsteuerbefreite Praxis rund 56 Euro. Die Preise sind die des Anbieters mit Stand September 2026.
Dem steht die Vergütung des Steuerberaters gegenüber. Für die laufende Buchführung sieht § 33 StBVV zwei bis zwölf Zehntel einer vollen Gebühr nach Tabelle C im Monat vor, bemessen am Jahresumsatz. Für die Einnahmenüberschussrechnung erlaubt § 25 StBVV fünf bis dreißig Zehntel nach Tabelle B. Als Ausgangspunkt für einen durchschnittlichen Fall gilt jeweils die Mittelgebühr. Die Tabelle rechnet das für eine Praxis mit 600.000 Euro Jahresumsatz durch, alle Beträge je Jahr und mit Umsatzsteuer, weil die Praxis keine Vorsteuer zieht.
| Posten | Steuerberater | Selbst buchen |
|---|---|---|
| Laufende Buchführung | 5.800 €7/10 nach § 33 StBVV, 409 € im Monat | 500 €Tarif Smart, 34,90 € im Monat |
| Belegübergabe | –Ordner hinbringen | 84 €API-Client für das Dokumentenarchiv, 5,90 € im Monat |
| Jahresabschluss (EÜR) | 1.800 €17,5/10 nach § 25 StBVV | 84 €Anlage EÜR mit ELSTER-Übermittlung, 5,90 € im Monat |
| Summe | rund 7.600 € | rund 670 € |
Selbst wer mit Verweis auf die wenigen Buchungen nur drei Zehntel für die Buchführung aushandelt, zahlt dafür noch etwa 2.500 Euro im Jahr. Der Jahresabschluss entfällt ganz, denn einen Abschluss im eigentlichen Sinn braucht die EÜR nicht. Am Jahresende bleiben ein paar Buchungen für die Abschreibungen, und die AfA rechnet die Software aus dem Anlagenverzeichnis selbst aus. Die Differenz von rund 7.000 Euro im Jahr ist der Preis dafür, dass man die Sache nicht selbst in die Hand nimmt.
Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)
Ein Punkt geht in den Kostenvergleichen immer unter, obwohl er mindestens genauso schwer wiegt: Wer selbst bucht, hat seine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) in dem Moment, in dem er sie braucht.
Beim Steuerberater hängt die BWA an einer Kette. Die Praxis sammelt die Belege, bringt sie irgendwann hin, dort bucht sie irgendwann jemand, und danach kommt die Auswertung zurück. Wer quartalsweise abgibt, sieht das Ergebnis eines Monats im günstigen Fall sechs Wochen später und im üblichen Fall deutlich später. Eine Zahl, die vier Monate alt ist, taugt nicht mehr zur Steuerung, sondern nur noch zur Geschichtsschreibung. Sie zeigt dem Inhaber, dass etwas schiefgelaufen ist, aber sie kommt zu spät für eine Korrektur.
Wer selbst bucht, dreht das um. Die Bankumsätze kommen automatisch herein, die Praxis ordnet die Belege laufend zu, und die Auswertung steht auf Knopfdruck bereit, auch mitten im Monat. Man sieht den Stand von gestern.
Auswahl der Software
Die Praxis braucht ein Girokonto, das ausschließlich ihr dient. Damit ist die halbe Arbeit getan, denn wenn alles Private außen vor bleibt, ist der Kontoauszug die Buchhaltung.
Sie braucht außerdem eine Buchhaltungssoftware, die fünf Dinge kann. Erstens muss sie einen Kontenrahmen mitbringen, der SKR 03 und möglichst die Ärzte-Variante enthält und in dem man eigene Konten anlegen darf. Zweitens muss sie freie Buchungssätze zulassen, also Soll an Haben ohne Beleg, für Umbuchungen und Korrekturen. Drittens muss sie eine Bankanbindung haben, damit die Umsätze automatisch hereinkommen. Viertens muss sie die Umsatzsteuervoranmeldung und die EÜR über ELSTER übertragen. Fünftens muss sie den Steuerschlüssel je Konto frei setzen lassen, sobald ein Eigenlabor dazukommt. Dazu kommen die GoBD-Konformität und der Umgang mit E-Rechnungen, den der Gesetzgeber seit 2025 ohnehin verlangt.
Auf dem deutschen Markt erfüllen das nicht alle Cloud-Anbieter. Viele Programme für Kleinbetriebe arbeiten rein belegbasiert und lassen keine freie Umbuchung zu. Genau daran scheitert der Praxisfall mit dem Eigenlabor, denn die Praxis zerlegt die unterjährig aufzuteilende Vorsteuer am Jahresende per freier Umbuchung in einen Praxis- und einen Laboranteil. BuchhaltungsButler kann das und bringt zusätzlich einen frei erweiterbaren Kontenrahmen mit.
Schließlich braucht die Praxis etwa ein Dutzend Konten für den laufenden Betrieb. Dazu gehören Praxiseinnahmen KZV, Praxiseinnahmen privat oder Verrechnungsstelle, sonstige Erlöse, Personalkosten, Fremdlabor, Material, Raumkosten, Kfz, Abschreibungen, Zinsen, Versicherungen und Beiträge sowie sonstiger Betriebsbedarf. Alles Weitere legt man an, wenn es das erste Mal vorkommt.
Die vier Ängste
Die erste Angst lautet: Ich mache einen Fehler und das Finanzamt bestraft mich. Fehler in der laufenden Buchführung lassen sich korrigieren. Es zählt, dass ein Beleg jeden Geschäftsvorfall nachweist und dass ein Dritter ihn nachvollziehen kann. Ein falsch zugeordnetes Konto ist ein Schönheitsfehler und kein Delikt. Vorsatz ist etwas anderes als eine Fehlbuchung, und das weiß auch der Prüfer.
Die zweite Angst gilt der Betriebsprüfung. Der Prüfer sieht sich an, ob die Praxis ihre Einnahmen vollständig erfasst hat, ob sie ihre Ausgaben betrieblich veranlasst und belegt hat und ob sie ihre Aufzeichnungen unveränderbar geführt hat. Eine GoBD-konforme Software erledigt den dritten Punkt von allein, weil sie Buchungen festschreibt und nicht überschreibt. Die ersten beiden Punkte verlangen Fleiß und keine Fachkunde.
Die dritte Angst lautet: Ich habe keine Zeit. Wer eingespielt ist, braucht bei ausgegliederter Abrechnung etwa eine Stunde Mehrarbeit im Monat. Das setzt voraus, dass der Buchhaltung ein geeignetes Dokumentenarchiv vorangestellt ist, in dem sich die Belege von selbst sammeln: Rechnungen aus dem Mailpostfach und vom Scanner landen dort, bekommen Absender, Datum und Betrag zugeordnet und liegen für die Buchhaltung bereit. Wie das aussieht, steht auf der Seite zum Dokumentenarchiv für die Praxisverwaltung. Das Sammeln, Sortieren und Wegbringen der Ordner für den Steuerberater kostet mehr.
Die vierte Angst lautet: Ich verstehe das nicht. Für eine EÜR muss niemand die doppelte Buchführung beherrschen. Man muss verstehen, was eine Betriebsausgabe ist, was eine Abschreibung ist und was privat ist. Diese Grundlagen lernt man an einem Wochenende, und Zahnärzte haben ein Staatsexamen bestanden.
Lohnbuchhaltung
Die Lohnbuchhaltung sollte die Praxis abgeben. Sie ist der einzige wirklich fehleranfällige Teil, weil Sozialversicherung, Tarifrecht und Meldepflichten daran hängen und sich häufig ändern. Der Steuerberater oder das Lohnbüro verlangt dafür pro Mitarbeiter wenig und nimmt das größte Risiko heraus.